Sehr geehrte Mitforscher,
mit großer Verzögerung folgt nun heute dieser Post, denn ich habe mich bereits letzten Sommer verpflichtet, eine Anleitung bzw. Übersetzung des ASIA–Programms zu verfassen. Einleitend möchte ich also bitten, den Aufschub, zu dem es aus diversen Gründen kam, zu entschuldigen.
Die Anleitung und Übersetzung findet man unter der folgenden Adresse:
http://basia.famula.pl/docs/ASIA-Anleitung.pdfDas ganze Projekt, das von Piotr Skałecki (skała) betreut wird, besteht im Prinzip aus zwei Instrumenten:
BASIA - Datenbank des Indexierungssystems für Archivgut (Polnisch: Baza Systemu Indeksacji Archiwalnej), die ich bereits in diesem Thread erwähnt habe; die Seite wurde vollständig ins Deutsche übersetzt, d.h. auch die Anmeldung zum Projekt, die über das Kontaktformular erfolgt, findet problemlos in deutscher Sprache statt. Die Adresse:
http://basia.famula.pl/de/ASIA - Automatisches Indexierungssystem für Archivgut (Polnisch: Automatyczny System Indeksacji Archiwalnej); diese Software ermöglicht es den Indexierern, die Daten aus den online verfügbaren Urkunden bequem und reibungslos in ein Eingabeformular einzutragen.
Als kleine Besonderheit darf ich noch erwähnen, dass die beiden Akronyme "BASIA" und "ASIA" in der polnischen Sprache sehr schön klingende Diminutivformen der Vornamen "Barbara" und "Joanna" sind.
Personen, die sich dem Projekt anschließen und bei der Indexierung, der von den polnischen Archiven zur Verfügung gestellten Standesamts- und Kirchenregister helfen wollen, können sich unter der folgenden Adresse registrieren:
http://basia.famula.pl/de/rejestracja.
Nach der Registrierung erhalten Sie automatisch eine Bestätigungsmail mit Ihren Angaben sowie allen nötigen Informationen über das Indexieren einschließlich Anleitung.
Das BASIA-Benutzerkonto kann nützlich sein (dazu mehr unten) und es verpflichtet nicht zu einer aktiven Teilnahme an dem Projekt. Ergänzend kann ich noch sagen, dass jede Person, die indexiert, die Einheiten selbst wählen und im eigenen Tempo arbeiten kann. Außerdem wird die Indexierung sehr schnell zur Routine und mit der Zeit ist jeder Eintrag leichter zu lesen.
Die Indexierung mit Hilfe des ASIA-Programms ist bereits seit über einem Jahr im Gange und während dieser Zeit wurde die Software ausgiebig getestet und viele Funktionen konnten verbessert werden. Der Datenbankadministrator arbeitet jedoch weiterhin an dem Programm und bemüht sich die Funktionen zu verbessern, was zu Folge hat, dass auch die Anleitung laufend aktualisiert wird. Im Laufe der Testphase sind auch viele Probleme und Fragen seitens der Anwender aufgetaucht, die im Forum beantwortet wurden:
viewtopic.php?p=44727#p44727.
Im Folgenden habe ich die häufigsten Fragen und Antworten zusammengefasst und ich empfehle, diese Zusammenfassung noch vor der Indexierung zu lesen, um mögliche Fragen zu klären oder Fehler vorab zu vermeiden. (Diese Erklärungen finden Sie auch in der von mir erstellten Anleitung, die als Anhang in der Registrierungsmail mitgeschickt wird.) Sollte darüber hinaus noch etwas unklar sein, so können Sie Ihre Fragen in diesem Thread posten.
Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zur Indexierung:● das BASIA - Konto dient nicht nur der Reservierung der einzelnen Einheiten bzw. der Reservierungsverlängerung und der Indexierung selbst, es ermöglicht auch das Herunterladen von fertigen Indexen im CSVFormat (Excel), das Kommentieren der Einträge sowie das Speichern der Suchergebnisse in einer Zwischenablage,
● die Reservierung einer Einheit besteht für die Dauer von 2 Wochen und die Anzahl der parallel reservierten Einheiten ist insgesamt auf 10 beschränkt, die Reservierung kann jedoch jederzeit verlängert werden unter:
http://basia.famula.pl/de/rezerwacja,
● es wird empfohlen, die Scans via ASIA alle auf einmal herunterzuladen,
● bei der Indexierung schreiben wir die Familiennamen genau in der Form, in der sie im Dokument stehen,
● bei den Vornamen wird die Korrektur der Schreibfehler zugelassen, vor allem jedoch sollen die abgekürzten Vornamen in voller Länge eingetragen werden, z.B. Mar. Martinus; Fr. Franciscus; St. Stanislaus,
● wenn mehrere Vornamen oder Familiennamen angegeben wurden, wird die Verwendung von entweder beliebigen, möglichst kurzen Wörtern (auch geb., ur., I voto, u.Ä.) oder Klammern zugelassen, die einzelnen Wörter sollen jedoch durch ein Leerzeichen getrennt werden, damit sie später von der Suchmaschine erkannt werden können,
● sollte in einem Dokument irgendeine Information nicht angegeben sein (z.B. fehlt der Vorname eines totgeborenen Kindes), dann lässt man das Eingabefeld leer, worüber man eine Information im Kommentar schreiben kann,
● wenn sich ein Eintrag auf zwei Scans befindet, dann sollte man die Option Połącz z kolejnym (Deutsch: Mit dem Nächsten verbinden) verwenden, die man mit der rechten Maustaste aktivieren kann (durch Klicken auf den Scan), genau so lassen sich die Bilder auch trennen (nach der Gruppierung erscheint im Menü ein Häkchen),
● die Nummerierung der Einträge im Eingabeformular bezieht sich nur auf eine konkrete Seite, d.h. auch, wenn z.B. eine Geburtsurkunde die Nummer 134 im Register für ein bestimmtes Jahr trägt, und sie auf einer neuen Seite beginnt, dann sollte sie die Nummer 1 tragen und so in der Datenbank verzeichnet werden; es handelt sich also um die Nummer der Urkunde auf einer bestimmten Seite und nicht um die Urkundennummer im Register,
● Scans, die keine für die Indexierung relevanten Informationen enthalten (meistens die ersten und die letzten Seiten der Einheiten, Titelseiten oder die „zweiten” Seiten der Eheurkunden oder versehentlich doppelt gescannte Dokumente) kennzeichnet man durch das Markieren des Kästchens neben Brak danych (Deutsch keine Daten vorhanden); es ist insofern wichtig, weil der Datenbankadministrator, der die Dateien vor dem Hochladen auf den Server prüft, so feststellen kann, ob alle Seiten der Einheit indexiert wurden,
● alle Standesamtsregister der Pfarrgemeinden kennzeichnen wir als Kirchenbücher (nicht als Standesamtsregister),
● ein Bestreben des Projektes ist es, alle in den Urkunden vorkommenden Namen zu indexieren, damit diese später über die BASIA –Suchmaschine gefunden werden können. Dies ist nur dann möglich, wenn auch die übrigen Personen (wie z.B. Anzeigende/r) in den entsprechenden Eingabefeldern inne osoby (Deutsch: andere Personen) eingetragen werden, sollten diese Personen in dem Eingabefeld Kommentar
eingetragen werden, dann werden sie in den Suchergebnissen nicht angezeigt,
● man kann beliebig viele andere Personen eintragen und in dem Eingabefeld Opis (opcjonalnie) (Deutsch: Beschreibung (optional)) steht die Funktion der Autovervollständigung zur Verfügung ( z.B.: świadek, chrzestny, chrzestna, ksiądz – Deutsch: Zeuge, Taufpate, Taufpatin, Pfarrer), diese Funktion kann optional eingestellt werden,
● bei Zwillingen, die in einer Geburtsurkunde erfasst wurden, sollte man die Urkunde als zwei Geburtsurkunden auf einer Seite mittels der Funktion wpis na stronie (Deutsch: Eintragsnummer auf der Seite) verzeichnen,
● nach dem Export der Indexe auf den Server bleiben die indexierten Einheiten immer noch in der ASIA - Software für den Export bereit, was sich als sehr nützlich erweisen kann, im Fall von eventuell nötigen Korrekturen,
● sollten Sie feststellen, dass die hochgeladene Einheit Fehler beinhaltet, z.B. die Seiten fehlen oder die Einheit falsch zugeordnet worden ist, dann sollten Sie es im Forum melden,
● sobald die exportierten Dateien sich in der BASIADatenbank befinden, erhalten Sie eine Benachrichtigung von dem Datenbankadministrator,
● nur komplett indexierte Einheiten dürfen auf den Server hochgeladen werden.
Diese Informationen finden Sie ebenfalls in der ASIA - Anleitung und Übersetzung (PDF-Format), die ich für die deutschsprachigen Indexierer vorbereitet habe. Es erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und für Anregungen sowie konstruktive Kritik bin ich jederzeit offen und dankbar.
Zu guter Letzt bleibt mir nur zu hoffen, dass die Zusammenfassung die wichtigsten Informationen enthält und alle Ihre ersten Fragen abdeckt. Nun freue ich mich auf einen regen Austausch hier im Forum und wünsche allen viel Erfolg und Vergnügen beim Indexieren, Suchen und Finden.
Gruß
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Ich selbst habe bis jetzt auch nur sehr wenige Einträge erfasst, weil ich zurzeit sehr beschäftig bin. Die Reservierung für eine Einheit ist jedoch zwei Wochen lang gültig und man kann diese Reservierung jederzeit verlängern. 
